La normativa vigente obliga a muchas empresas a la eliminación definitiva de la documentación física o digital que contiene información confidencial. Su destrucción efectiva tiene que cumplir unos estrictos requisitos y si no se realiza correctamente, puede ser sancionada por la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) con multas que pueden alcanzar hasta 20 millones de euros.
Para garantizar la destrucción de la documentación cumpliendo la LOPD y evitar una denuncia por parte de cualquier ciudadano (cliente, proveedor, empleado, competencia…) lo más recomendable es contratar a una empresa especializada en destrucción de papel y/o soportes informáticos.
El proceso se inicia con la contratación por escrito del servicio. La empresa elegida pone a disposición del cliente un contenedor de seguridad en el que se depositará toda la documentación susceptible de ser destruida y cuando el contenedor esté completo, se procederá a su recogida y transporte seguro hasta un lugar homologado para su custodia y destrucción. Finalmente se emitirá un Certificado de Destrucción de la documentación relacionada.
Es imprescindible que la empresa contratada garantice la seguridad de la documentación durante su transporte y almacenaje, así como su posterior destrucción y, sobre todo, la confidencialidad durante el proceso completo. La norma UNE-EN 15713:2010 garantiza que la empresa que dispone de este certificado cumple la normativa legal y los requisitos mencionados.
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